Les clés d’une bonne gestion administrative

Publié le : 11 janvier 2016

Cet atelier de 30 minutes aborde la gestion administrative sous un angle général, adaptable à tous types de structures, faisant parfois une distinction entre auto-entreprise et les autres formes de structure d’entreprise.

Clé n°1 : savoir bien s’entourer

Bien choisir les partenaires clés qui vous accompagneront dans la gestion et la pérennisation de votre entreprise contribue à rendre performante votre gestion d’entreprise

• L’ expert-comptable

Le statut d’auto-entrepreneur n’impose pas de tenue de comptabilité en dehors d’un livre de recettes et de dépenses. Il n’est pas utile de faire appel à un professionnel mais un contrôle fiscal étant tout à fait possible aussi pour les auto-entrepreneurs, il faut être rigoureux dans la tenue des comptes. Il faut donc bien garder tous les justificatifs (ventes/achats)

Pour tous les autres statuts, il s’agit de la première personne à laquelle on pense. Les obligations fiscales et comptables, l’absence de compétences dans ce domaine, nous imposent d’avoir recours à un professionnel expérimenté pour la tenue de sa comptabilité, les déclarations fiscales, l’établissement du bilan. C’est un prestataire-clé pour son entreprise : on lui confie nos comptes, on le consulte sur l’impact financier et fiscal de toutes nos décisions stratégiques…. C’est pourquoi vous devez éviter toute erreur de casting. Un des premiers critères pour choisir votre expert-comptable est la confiance qu’il vous inspire. Ensuite sa connaissance de votre domaine d’activité (prestation de service, commerce, etc….) et de la taille de votre entreprise peuvent également être des critères de choix. Ne pas hésiter à demander autour de vous, au sein de vos réseaux, d’en rencontrer plusieurs et se les faire recommander.

• Le banquier

Deuxième prestataire clé, son banquier. Depuis le 1er Janvier 2015, les auto-entrepreneurs doivent avoir un compte bancaire dédié à leur activité professionnelle. Pas forcément un compte professionnel mais un compte bancaire séparé du personnel. Beaucoup d’établissements bancaires proposent déjà des comptes bancaires professionnels pour les auto-entrepreneurs avec des frais bancaires moins élevés et surtout pas de frais de commissions de mouvement. Un compte bancaire professionnel auto-entrepreneur permet d’être suivi par un conseiller spécialisé entreprise et d’avoir des échanges adaptés si la situation de votre entreprise évolue et que des financements peuvent être requis pour développer votre activité.

Pour tous les autres statuts, c’est évidemment déjà une obligation. Il est important de faire le tour des Banques, connaitre leurs tarifs, leurs valeurs, leurs modes de fonctionnement… leurs horaires d’ouverture. Certaines banques sont plus adaptées et connaissent mieux les problématiques et besoins des TPE que d’autres. Là encore, il ne faut pas hésiter à prendre son temps pour les rencontrer, poser les bonnes questions. Le banquier doit répondre à vos besoins et non pas vendre ses produits. Gardez dans un coin de la tête que c’est un commercial qui doit vendre !

C’est la pertinence de l’échange et la confiance que vous inspire le conseiller que vous allez rencontrer qui peut vous aiguiller. Attention, certaines banques pratiquent un turn over régulier, le conseiller rencontré peut changer et la relation professionnelle également.
Le banquier doit être un partenaire de votre croissance, il doit être là dans les bons moments mais surtout dans les moments difficiles.

• L’assureur

L’assureur est un partenaire essentiel pour la pérennisation de son entreprise. L’auto entrepreneur comme tout chef d’entreprise doit impérativement mettre en place des assurances, pour se protéger lui en tant qu’ « homme- clé» (perte de revenu, perte d’exploitation), protéger son activité (RC PRO) et ses locaux (multirisque professionnelle). Il est également un conseil précieux dans la préparation de votre retraite.

• L’ avocat

On peut penser que toutes les activités ne nécessitent pas de faire appel à un avocat. Et pourtant, à un moment de la vie de son entreprise, il est utile d’y avoir recours pour la rédaction et relecture de documents juridiques, des consultations juridiques, de la gestion de litiges ou de contentieux. Il existe des avocats généralistes et d’autres spécialisés. Là aussi, cela doit être une relation de confiance.

• Les conseils d’entreprises – Optionnels mais importants

Aujourd’hui, quel que soit la taille de son entreprise, tout chef d’entreprise peut faire appel à des conseils opérationnels ou stratégiques pour les aider dans leur développement ou leur organisation. Il faut sortir du cliché des gros cabinets de conseil, les tarifs sont adaptés à tous types d’entreprise et être seul n’est plus une fatalité du chef d’entreprise.

Clé n°2 : savoir anticiper

Mettre en place dès le début une organisation interne pérenne et évolutive pour faire face sereinement au développement et à la croissance de l’entreprise

La gestion et l’organisation administratives sont les fondations de votre entreprise. Il est important de les mettre en place dès le début en se projetant dans son développement futur. Elles reposent sur un classement efficace et pertinent (classement lié à l’entreprise et celui lié à son activité) et sur la mise en place d’outils de gestion, de process et un système de classement simples et évolutifs. Anticiper permet de dégager du temps pour gérer les imprévus et faire face aux possibles défaillances économiques de l’entreprise.

Clé n°3 : ne pas classer pour soi

Ne pas s’enfermer dans un système de classement personnalisé mais adapté aux exigences de la gestion d’entreprise

La mise en place du système de classement dans l’entreprise est guidée par :
– la durée de conservation des documents imposée par l’état
– les obligations imposées par l’administration fiscale et sociale (contrôles fiscaux et URSSAF)
– le développement de l’entreprise : toute personne de l’entreprise doit pouvoir trouver rapidement un document (gain de temps, gestion plus fluide,…)
– l’embauche future d’une assistante : si l’organisation est simple et pragmatique, l’adaptation au poste de travail sera rapide.

Pour plus d’informations, vous pouvez contacter Nathalie LE FOUEST, ASSISTEAM – Assistance et Conseil en gestion administrative  – www.assisteam.fr